CMSとは？企業サイトにCMSが必要な理由

CMSとは「Content Management System（コンテンツ管理システム）」の略です。簡単にいえば、テキスト、写真、製品、記事など、Webサイトの内容をコードに触れずに変更できる管理画面のことです。

企業にとってCMSは、Webサイトが常に最新の情報を届ける「仕事の道具」になるか、更新されずに古くなっていく「デジタルのパンフレット」で終わるかを左右します。本記事では、CMSの仕組み、導入のメリット、選ぶときのポイントを解説します。

CMSはどのように動くのか

CMSでは、担当者がメールアドレスとパスワードで管理画面にログインします。管理画面では次のような作業ができます。

製品とそのカテゴリーの追加・編集
記事の作成・公開
ページのテキストや写真の変更
Google向けのページタイトルと説明文の設定
画像を一つのメディアライブラリで管理

変更を保存すれば、Webサイトに反映されます。開発者に連絡して、作業の順番を待つ必要はありません。

例：新しい製品を追加する

新製品を発売した場合、CMSを使った作業の流れはおおよそ次のとおりです。

管理画面にログインします。
製品のセクションを開き、製品の追加を選びます。
製品名、説明、仕様、カテゴリーを入力します。
製品写真をメディアライブラリにアップロードします。
保存して公開します。製品はすぐにカタログに表示されます。

CMSがなければ、これらの情報をすべて開発者に送り、作業を待ってから結果を確認しなければなりません。製品1点ならそれほど負担に感じないかもしれませんが、年間で数十点となれば大きな差になります。

企業サイトにCMSが必要な理由

情報を常に最新に保てる

新製品、会社情報、最近の実績などは頻繁に変わります。CMSがないと、変更のたびに手間がかかるため、Webサイトは古いまま放置されがちです。情報が古いWebサイトを見た見込み客は、「この会社は今も営業しているのだろうか」と不安に感じます。

長期的にはコストを抑えられる

CMSがなければ、小さな変更のたびに費用と待ち時間が発生します。CMSがあれば、社内の担当者が数分で対応できます。

SEOに役立つ

Googleは、活発に更新され、内容が適切なWebサイトを評価します。CMSがあれば、記事や製品ページを定期的に追加し、ページごとにタイトルと説明文を設定できます。これらはすべて、検索で見つけてもらうことにつながります。

複数の担当者で管理できる

優れたCMSには、ユーザー設定とアクセス権限の機能があります。たとえば、マーケティング担当者は記事を書けるようにし、Webサイトの設定を変更できるのは管理者だけにする、といった運用が可能です。誤って変更してしまう心配をせずに、作業を分担できます。

汎用CMSか、自社向けにつくられたCMSか

一般的な方法は2つあります。汎用のCMSは、さまざまな種類のWebサイトに対応する多くの機能を備えていますが、製品と記事を更新したいだけの担当者には複雑に感じられることがよくあります。また、安全性を保つために定期的なアップデートも必要です。WordPressを使っている場合は、毎月のセキュリティチェックリストを参考にしてください。

自社の業務に合わせてつくられたCMSは、たいていより簡単です。メニューや用語が、製品、業界、素材など、会社の業務の進め方に沿っているためです。その結果、担当者がすぐに使いこなせるようになり、コンテンツの更新頻度も高まります。

どちらが良いかはニーズによって異なります。最も大切なのは、担当者が実際に使い続けられることです。

選ぶときのポイント

使いやすさ：複雑なCMSは結局使われなくなります。決める前にデモを依頼しましょう。
安全性：管理画面は、強力なパスワードやアクセス制限によってしっかり守られている必要があります。
表示速度：CMSのせいで、訪問者から見たWebサイトが遅くなってはいけません。
業務への適合：製品カタログには、自社の業務で使う用語が使われているべきです。
研修の有無：担当者が使い方の簡単な説明を受けられるか確認しましょう。

Webサイトを更新し続けるためのコツ

Webサイトのコンテンツの担当者を1人決めます。
毎月製品を確認し、記事を1本書くなど、シンプルな習慣をつくります。
品質のそろった製品写真を用意します。
数か月ごとに主要なページ、特に連絡先とサービス内容を見直します。

CMSアカウントの安全を守る

CMSのアカウントは、Webサイトの鍵です。担当者ごとに強力で異なるパスワードを使い、一つのアカウントをチーム全体で共有せず、退職した社員のアクセス権は削除しましょう。こうした簡単な対策で、セキュリティ上の問題の大半を防げます。管理者アカウントでは2段階認証も有効にしましょう。

CMSで変更しなくてよいものは？

CMSは、テキスト、画像、製品、記事といったコンテンツのためのものです。デザインの大きな変更や新しい機能は、Webサイトの構造に関わるため、通常は引き続き開発者が担当します。この役割分担はむしろ好都合です。担当者はレイアウトを崩す心配なくコンテンツを変更でき、大きな変更は経験のある人に任せられます。

よくある質問

CMSを使うのに技術的な知識は必要ですか？

必要ありません。文書の入力や写真のアップロードができれば、CMSは使えます。通常は短い研修で十分です。

変更はすぐにWebサイトに反映されますか？

一般的には、すぐに反映されます。ただし、特に高速表示のために最適化されたWebサイトでは、ページの更新に少し時間がかかるCMSもあります。どのくらいかかるか、制作会社に確認しましょう。

コンテンツの編集中に間違えたらどうなりますか？

テキストや写真の間違いは、元に戻せばすぐに直せます。念のため、制作会社が定期的にバックアップを取っているか確認しておきましょう。

CMSは、Webサイトを動かないパンフレットから、自社の担当者が最新に保つ「仕事の道具」へと変えてくれます。

Webサイトの種類を比較したい方は、会社案内サイトと製品カタログサイトの違いもお読みください。