Apa Itu CMS dan Kenapa Website Perusahaan Membutuhkannya?

CMS adalah singkatan dari Content Management System, atau sistem pengelolaan konten. Sederhananya, CMS adalah halaman admin tempat Anda mengubah isi website, seperti teks, foto, produk, dan artikel, tanpa perlu menyentuh kode.

Bagi perusahaan, CMS menentukan apakah website menjadi alat kerja yang selalu terbaru, atau brosur digital yang dibiarkan usang. Artikel ini menjelaskan cara kerja CMS, manfaatnya, dan hal yang perlu diperhatikan saat memilihnya.

Bagaimana cara kerjanya?

Dengan CMS, tim Anda masuk ke halaman admin menggunakan email dan kata sandi. Di sana mereka bisa:

Menambah atau mengubah produk dan kategorinya
Menulis dan menerbitkan artikel
Mengganti teks dan foto di halaman
Mengatur judul dan deskripsi halaman untuk Google
Mengelola gambar di satu pustaka media

Setelah perubahan disimpan, website diperbarui. Tidak perlu menghubungi developer dan menunggu jadwal mereka.

Diagram empat langkah mengubah konten website lewat CMS

Contoh: menambah produk baru

Misalnya perusahaan Anda meluncurkan produk baru. Dengan CMS, prosesnya kira-kira seperti ini:

Masuk ke halaman admin.
Buka bagian produk, lalu pilih tambah produk.
Isi nama, deskripsi, spesifikasi, dan kategori.
Unggah foto produk ke pustaka media.
Simpan dan terbitkan. Produk langsung tampil di katalog.

Tanpa CMS, Anda harus mengirim semua data tersebut ke developer, menunggu dikerjakan, lalu memeriksa hasilnya. Untuk satu produk mungkin tidak terasa berat, tetapi untuk puluhan produk setiap tahun, perbedaannya sangat besar.

Kenapa website perusahaan membutuhkan CMS?

Konten selalu terbaru

Produk baru, informasi perusahaan, atau proyek terbaru sering berubah. Tanpa CMS, website cenderung dibiarkan usang karena setiap perubahan merepotkan. Website yang usang membuat calon pelanggan ragu apakah perusahaan Anda masih aktif.

Lebih hemat dalam jangka panjang

Tanpa CMS, setiap perubahan kecil berarti biaya dan waktu tunggu. Dengan CMS, tim Anda mengerjakannya sendiri dalam hitungan menit.

Mendukung SEO

Google menyukai website yang aktif dan relevan. Dengan CMS, Anda bisa rutin menambah artikel dan halaman produk, serta mengatur judul dan deskripsi tiap halaman. Semua ini membantu website Anda ditemukan di pencarian.

Bisa dikelola bersama

CMS yang baik memiliki pengaturan pengguna dan hak akses. Misalnya, tim marketing boleh menulis artikel, tetapi hanya admin yang boleh mengubah pengaturan website. Dengan begitu, pekerjaan bisa dibagi tanpa khawatir ada perubahan yang tidak disengaja.

CMS siap pakai atau CMS yang disesuaikan?

Ada dua pendekatan yang umum. CMS siap pakai menawarkan banyak fitur untuk berbagai jenis website, tetapi sering terasa rumit bagi tim yang hanya ingin mengubah produk dan artikel. CMS juga perlu diperbarui secara rutin agar tetap aman. Kalau Anda memakai WordPress, ikuti daftar periksa keamanan bulanan ini.

CMS yang disesuaikan dengan bisnis Anda biasanya lebih sederhana: menu dan istilahnya mengikuti cara kerja perusahaan Anda, misalnya produk, industri, atau material. Hasilnya, tim lebih cepat memahami dan lebih rajin memperbarui konten.

Mana yang lebih baik bergantung pada kebutuhan Anda. Yang terpenting, CMS tersebut benar-benar dipakai oleh tim Anda.

Apa yang perlu diperhatikan?

Mudah dipakai: CMS yang rumit akhirnya tidak digunakan. Minta demo sebelum memutuskan.
Aman: halaman admin harus dilindungi dengan baik, dengan kata sandi yang kuat dan akses yang dibatasi.
Tetap cepat: CMS tidak boleh membuat website menjadi lambat bagi pengunjung.
Sesuai bisnis Anda: katalog produk sebaiknya memakai istilah yang dipakai bisnis Anda.
Ada pelatihan: pastikan tim Anda mendapat penjelasan singkat cara menggunakannya.

Tips agar website rutin diperbarui

Tentukan satu orang yang bertanggung jawab atas konten website.
Buat jadwal sederhana, misalnya memeriksa produk dan menulis satu artikel setiap bulan.
Siapkan foto produk dengan kualitas yang konsisten.
Periksa kembali halaman utama setiap beberapa bulan, terutama informasi kontak dan layanan.

Keamanan akun CMS

Akun CMS adalah kunci website Anda. Gunakan kata sandi yang kuat dan berbeda untuk setiap orang, jangan berbagi satu akun untuk seluruh tim, dan hapus akses karyawan yang sudah tidak bekerja di perusahaan Anda. Langkah sederhana ini mencegah sebagian besar masalah keamanan. Aktifkan juga verifikasi dua langkah untuk akun admin.

Apa yang tidak perlu diubah lewat CMS?

CMS dirancang untuk konten: teks, gambar, produk, dan artikel. Perubahan besar pada tampilan atau penambahan fitur baru biasanya tetap dikerjakan oleh developer, karena menyangkut struktur website. Pembagian ini justru menguntungkan: tim Anda bebas mengubah konten tanpa risiko merusak tampilan, sementara perubahan besar tetap ditangani oleh orang yang berpengalaman.

Pertanyaan umum

Apakah butuh kemampuan teknis untuk memakai CMS?

Tidak. Jika Anda terbiasa mengetik dokumen dan mengunggah foto, Anda bisa memakai CMS. Pelatihan singkat biasanya sudah cukup.

Apakah perubahan langsung tampil di website?

Pada umumnya, ya. Sebagian CMS memerlukan beberapa saat untuk memperbarui halaman, terutama pada website yang dioptimalkan agar sangat cepat. Tanyakan kepada penyedia Anda berapa lama prosesnya.

Bagaimana jika ada kesalahan saat mengubah konten?

Kesalahan pada teks atau foto bisa langsung diperbaiki dengan mengubahnya kembali. Untuk keamanan tambahan, pastikan penyedia Anda melakukan backup secara rutin.

CMS mengubah website dari brosur statis menjadi alat kerja yang terus diperbarui oleh tim Anda sendiri.

Sedang membandingkan jenis website? Baca website company profile vs website katalog produk.