Kontrak Pembuatan Website: Poin yang Wajib Ada Sebelum Tanda Tangan

Proyek website jarang gagal karena urusan teknis. Yang lebih sering terjadi: biaya membengkak karena "fitur ini kami kira sudah termasuk", domain ternyata terdaftar atas nama vendor, atau pengembangnya sulit dihubungi saat website bermasalah. Hampir semuanya bisa dicegah dengan kontrak yang jelas.

Artikel ini membahas poin yang sebaiknya ada di kontrak pembuatan website sebelum Anda tanda tangan. Ini bukan nasihat hukum. Untuk proyek bernilai besar, minta bagian legal atau konsultan hukum perusahaan Anda membacanya juga.

Ruang lingkup pekerjaan yang tertulis jelas

Bagian ini paling sering jadi sumber salah paham. Penawaran harga yang hanya berbunyi "website company profile" bisa ditafsirkan berbeda oleh dua pihak. Minta ruang lingkup ditulis rinci:

• Daftar halaman, atau jumlah halaman maksimum.
• Bahasa yang disediakan, dan siapa yang menerjemahkan.
• Fitur yang termasuk, misalnya formulir permintaan penawaran, katalog produk, atau blog, beserta batasannya, misalnya jumlah produk yang diinput vendor.
• Siapa yang menyiapkan isi: teks, foto, logo. Kalau vendor yang menulis atau memotret, tulis juga.
• Jumlah putaran revisi desain yang termasuk harga.
• Hal yang tidak termasuk. Daftar ini sama pentingnya dengan daftar yang termasuk.

Tulis juga cara menangani permintaan tambahan di tengah jalan: diajukan tertulis, diberi harga dan waktu tambahan, lalu disetujui sebelum dikerjakan.

Jadwal, tahapan, dan pembayaran

Bagi proyek menjadi beberapa tahap, misalnya desain, pembangunan, pengisian konten, dan peluncuran. Setiap tahap punya hasil yang bisa dicek dan tanggal target. Kaitkan pembayaran dengan tahap yang sudah selesai dan disetujui, bukan hanya dengan tanggal.

Jangan lupa sisi Anda. Jadwal sering mundur karena klien terlambat mengirim materi atau memberi persetujuan. Kontrak yang adil menulis apa yang terjadi kalau itu terjadi: jadwal ikut bergeser, dan sampai kapan proyek dianggap masih berjalan.

Tulis juga kapan website dianggap selesai. Misalnya, setelah Anda menyatakan setuju secara tertulis, atau setelah beberapa hari kerja tanpa keberatan sejak website diserahkan.

Kepemilikan: domain, desain, dan kode program

Ini poin yang paling sering terlupa, padahal akibatnya paling besar. Menurut Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta, program komputer termasuk ciptaan yang dilindungi. Pasal 36 undang-undang itu menyebut bahwa untuk ciptaan yang dibuat berdasarkan pesanan, pencipta dan pemegang hak ciptanya adalah pihak yang membuat ciptaan, kecuali diperjanjikan lain.

Artinya, kalau kontrak diam soal ini, Anda belum tentu memegang hak atas desain dan kode program website yang Anda bayar. Hak cipta bisa dialihkan lewat perjanjian tertulis, jadi tuliskan dengan jelas:

• Siapa pemegang hak atas desain, teks, foto, dan kode program setelah pelunasan.
• Bagian mana yang tetap milik vendor, misalnya komponen yang mereka pakai di banyak proyek, dan lisensi apa yang Anda dapat untuk memakainya.
• Lisensi pihak ketiga, seperti tema, plugin berbayar, font, dan foto stok: atas nama siapa, dan berlaku sampai kapan.
• Domain didaftarkan atas nama perusahaan Anda, dan Anda punya akses ke akun pengelola domain.

Garansi, pemeliharaan, dan keamanan

Website bukan barang sekali jadi. Setelah diluncurkan, tetap perlu pembaruan, backup, dan perbaikan. Pisahkan dua hal ini di kontrak:

• Masa garansi: berapa lama vendor memperbaiki kesalahan dari pekerjaan mereka tanpa biaya tambahan, dan apa yang termasuk "kesalahan".
• Pemeliharaan setelahnya: apakah ada, berapa biayanya, dan apa saja isinya. Misalnya pembaruan keamanan, backup dan seberapa sering, pemantauan, serta berapa jam perubahan konten per bulan.

Kalau ada janji waktu tanggap saat website bermasalah, minta ditulis dalam angka yang jelas, bukan "secepatnya".

Data pribadi pengunjung

Formulir di website mengumpulkan data pribadi: nama, email, nomor telepon. Dalam Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, perusahaan Anda biasanya berperan sebagai pengendali data. Vendor yang mengelola website dan server atas nama Anda bisa berperan sebagai prosesor data.

Pasal 51 undang-undang ini mewajibkan prosesor memproses data berdasarkan perintah pengendali, dan meminta persetujuan tertulis pengendali sebelum melibatkan prosesor lain. Pasal 46 mewajibkan pengendali memberi tahu secara tertulis paling lambat 3 x 24 jam kalau terjadi kegagalan pelindungan data. Karena itu, kontrak sebaiknya memuat:

• Vendor hanya memakai data untuk keperluan menjalankan website Anda.
• Vendor wajib segera memberi tahu Anda kalau ada insiden yang menyangkut data, supaya Anda sempat memenuhi kewajiban Anda.
• Vendor meminta izin tertulis Anda sebelum memakai pihak lain yang ikut memproses data.
• Apa yang dilakukan pada data saat kerja sama berakhir.

Serah terima dan kalau kerja sama berakhir

Kontrak yang baik juga mengatur cara berpisah. Kalau suatu hari Anda pindah vendor, Anda harus bisa membawa website Anda tanpa mulai dari nol. Pastikan kontrak menyebut apa yang diserahkan:

• Akun admin CMS atas nama orang di perusahaan Anda, bukan hanya akun vendor.
• Akses ke domain, hosting, dan email, atau setidaknya proses pemindahannya.
• Salinan isi website (teks, gambar, data produk, dan pesan dari formulir) dalam format yang bisa dipakai pihak lain. Kalau website berjalan di platform milik vendor, tanyakan sejak awal apa saja yang bisa diekspor, karena platformnya sendiri biasanya tidak ikut diserahkan.
• Dokumentasi singkat: teknologi yang dipakai, cara backup, dan cara memulihkan.

Tulis juga berapa lama pemberitahuan sebelum kontrak pemeliharaan dihentikan, dan cara menyelesaikan perselisihan.

Daftar periksa sebelum tanda tangan

1. Apakah ruang lingkup, termasuk yang tidak termasuk, sudah tertulis?
2. Apakah pembayaran terkait dengan tahap yang selesai?
3. Apakah jelas kapan website dianggap selesai?
4. Siapa pemegang hak atas desain dan kode program setelah lunas?
5. Apakah domain terdaftar atas nama perusahaan Anda?
6. Apa isi garansi dan pemeliharaan, dan berapa biayanya?
7. Apakah ada klausul data pribadi?
8. Apa saja yang diserahkan kalau kerja sama berakhir?

Kontrak yang jelas bukan tanda tidak percaya. Justru kontrak yang jelas membuat kedua pihak bisa fokus bekerja, bukan berdebat.

Baca juga cara memilih jasa pembuatan website dan memilih domain .co.id atau .com. Sedang membandingkan penawaran? Lihat paket layanan kami, atau hubungi kami untuk bertanya.