Katalog PDF atau Katalog di Website? Kelebihan dan Kekurangannya

Hampir setiap perusahaan manufaktur dan distributor punya katalog PDF. Tim sales mengirimnya lewat WhatsApp atau email setiap kali ada calon pembeli bertanya. Masalahnya mulai terasa saat produk bertambah: file makin besar, ada beberapa versi yang beredar, dan pembeli bertanya soal produk yang sudah tidak diproduksi.

Lalu muncul pertanyaan: perlukah katalog dipindah ke website? Atau PDF saja sudah cukup? Jawabannya jarang hitam-putih. Artikel ini membahas kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan cara memakai keduanya bersama.

Bedanya, secara singkat

Katalog PDF adalah satu file berisi semua produk, biasanya dibuat desainer dan disusun seperti buku. Katalog di website adalah kumpulan halaman: satu halaman untuk setiap produk atau seri produk, dikelompokkan per kategori, dan diubah lewat CMS.

Isinya bisa sama persis. Yang berbeda adalah cara katalog itu dibagikan, ditemukan, dan diperbarui.

Kelebihan katalog PDF

• Mudah dikirim. Satu file, tinggal lampirkan di chat atau email.
• Bisa dibuka tanpa internet setelah diunduh. Berguna untuk sales yang berkunjung ke lokasi proyek atau pabrik dengan sinyal lemah.
• Tampilannya terkendali. Tata letak, warna, dan urutan halaman persis seperti yang dirancang desainer.
• Bisa dicetak untuk pameran, rapat, atau pembeli yang lebih suka membaca di kertas.
• Terasa resmi. Beberapa bagian pengadaan masih meminta katalog dalam bentuk file untuk dilampirkan ke dokumen internal mereka.

Kekurangan katalog PDF

Kekurangan terbesar PDF muncul setelah file itu terkirim. Begitu ada di ponsel pembeli, Anda tidak bisa memperbaikinya. Kalau spesifikasi berubah atau satu produk dihentikan, versi lama tetap beredar dan diteruskan dari satu orang ke orang lain.

Ada beberapa masalah lain:

• Berat di ponsel. Katalog dengan banyak foto resolusi tinggi bisa berukuran puluhan megabyte. Di ponsel, pembeli harus mengunduh semuanya dulu, lalu memperbesar dan menggeser halaman yang dirancang untuk kertas.
• Sulit dicari. Kalau PDF dibuat dari hasil scan atau teksnya diubah menjadi gambar, pembeli tidak bisa mencari kode produk di dalamnya.
• Tidak ada data. Anda tidak tahu produk mana yang paling sering dilihat, atau halaman mana yang dibaca sampai habis.
• Kurang kuat di Google. Google memang bisa mengindeks file PDF. Tapi satu file berisi ratusan produk sulit muncul untuk pencarian produk yang spesifik, dibanding satu halaman yang khusus membahas produk itu.

Kelebihan katalog di website

• Selalu versi terbaru. Ubah spesifikasi sekali di CMS, dan semua orang yang membuka tautannya langsung melihat versi baru. Sales cukup mengirim tautan, bukan file.
• Bisa ditemukan lewat Google. Setiap produk punya halaman sendiri dengan judul, kode, dan spesifikasinya. Ini memberi peluang muncul saat orang mencari nama atau kode produk tertentu.
• Nyaman di ponsel. Halaman web menyesuaikan diri dengan layar. Google juga memakai versi ponsel dari website Anda untuk mengindeks dan menentukan peringkat, jadi tampilan di ponsel memang penting.
• Bisa dicari dan difilter per kategori, bahan, atau ukuran.
• Ada datanya. Dengan alat analitik seperti Google Analytics, Anda bisa melihat produk mana yang paling banyak dibuka dan dari mana pengunjung datang.
• Langsung ke tindakan. Di setiap halaman produk bisa ada tombol untuk minta penawaran atau bertanya lewat WhatsApp.

Kekurangan katalog di website

Katalog di website bukan tanpa kekurangan, dan sebaiknya Anda tahu sejak awal:

• Butuh kerja di awal. Setiap produk perlu foto, deskripsi, dan spesifikasi yang rapi. Untuk ratusan produk, ini pekerjaan beberapa minggu.
• Butuh orang yang merawat. Katalog di website hanya unggul kalau isinya benar-benar diperbarui. Halaman dengan produk yang sudah tidak ada sama buruknya dengan PDF lama.
• Butuh internet. Pembeli tidak bisa membukanya di tempat tanpa sinyal, kecuali mereka menyimpan halamannya dulu.
• Tidak praktis untuk dicetak secara utuh, kalau pembeli ingin satu dokumen lengkap.

Jalan tengah: website sebagai sumber, PDF sebagai turunan

Bagi kebanyakan perusahaan B2B, pilihannya bukan salah satu. Yang berhasil biasanya begini: website menjadi sumber utama yang selalu benar, dan PDF menjadi turunannya.

• Setiap produk punya halaman di website. Ini yang dikirim sales dan yang ditemukan lewat Google.
• PDF tetap disediakan di halaman unduhan, misalnya katalog lengkap per kategori dan datasheet per produk, untuk pembeli yang butuh file.
• Setiap PDF diberi tanggal atau nomor versi di halaman depan, dan versi lama dihapus dari website.
• Pakai alamat file yang tetap, misalnya satu alamat untuk "katalog terbaru", lalu ganti isinya saat ada versi baru. Tautan yang sudah dibagikan tetap mengarah ke file terbaru.
• Setiap halaman produk menautkan ke datasheet-nya, dan setiap PDF mencantumkan alamat website untuk informasi terbaru.

Kalau website Anda memakai Google Analytics dengan pengukuran otomatis aktif, klik ke file PDF bisa tercatat sebagai unduhan file. Jadi Anda tetap tahu katalog mana yang paling sering diambil.

Cara memulai tanpa kewalahan

1. Pilih produk terlaris dulu. Tidak perlu memindahkan seluruh katalog sekaligus. Mulai dari 20 sampai 30 produk yang paling sering ditanyakan.
2. Siapkan data dalam satu tabel. Kode, nama, kategori, spesifikasi, dan nama file foto. Tabel ini memudahkan pengisian CMS dan pembuatan PDF berikutnya.
3. Tentukan siapa yang memperbarui dan kapan, misalnya setiap ada produk baru atau perubahan spesifikasi.
4. Ubah kebiasaan tim sales. Minta mereka mengirim tautan halaman produk, bukan file. Ini yang paling menentukan apakah katalog di website benar-benar dipakai.
5. Tambah produk lain bertahap, sambil melihat data produk mana yang paling banyak dicari.

PDF itu bagus untuk dibawa pulang. Website itu bagus untuk ditemukan dan selalu benar. Pakai keduanya, tapi tentukan mana yang jadi sumbernya.

Lihat layanan website katalog produk kami untuk pabrik dan distributor. Baca juga fitur website yang benar-benar dipakai distributor dan reseller dan tips foto produk untuk website.