Catalogue PDF hay catalogue trên website? Ưu và nhược điểm

Hầu như nhà sản xuất và nhà phân phối nào cũng có một catalogue PDF. Đội ngũ bán hàng gửi nó qua WhatsApp hoặc email mỗi khi có khách hàng tiềm năng hỏi. Vấn đề bắt đầu xuất hiện khi sản phẩm nhiều lên: tệp ngày càng nặng, có nhiều phiên bản cùng lưu hành, và khách hỏi về những sản phẩm đã ngừng sản xuất.

Từ đó nảy ra câu hỏi: có nên đưa catalogue lên website không, hay chỉ cần PDF là đủ? Câu trả lời hiếm khi là trắng hoặc đen. Bài viết này trình bày ưu và nhược điểm của từng cách, và cách dùng cả hai cùng lúc.

Khác biệt, nói ngắn gọn

Catalogue PDF là một tệp chứa toàn bộ sản phẩm, thường do nhà thiết kế làm và dàn trang như một cuốn sách. Catalogue trên website là một tập hợp trang: mỗi sản phẩm hoặc dòng sản phẩm một trang, được nhóm theo danh mục và chỉnh sửa qua CMS.

Nội dung có thể giống hệt nhau. Điều khác biệt là cách catalogue được chia sẻ, được tìm thấy và được cập nhật.

Ưu điểm của catalogue PDF

• Dễ gửi. Một tệp, đính kèm vào tin nhắn hoặc email là xong.
• Xem được khi không có mạng sau khi đã tải về. Hữu ích cho nhân viên bán hàng đến công trường hoặc nhà máy có sóng yếu.
• Kiểm soát được hình thức. Bố cục, màu sắc và thứ tự trang giữ đúng như nhà thiết kế đã làm.
• In được cho hội chợ, cuộc họp, hoặc khách hàng thích đọc trên giấy.
• Trông chính thức. Một số bộ phận mua hàng vẫn yêu cầu tệp catalogue để đính kèm vào hồ sơ nội bộ.

Nhược điểm của catalogue PDF

Nhược điểm lớn nhất của PDF lộ ra sau khi tệp đã được gửi đi. Khi nó đã nằm trong điện thoại của khách, bạn không thể sửa nữa. Nếu thông số thay đổi hoặc một sản phẩm bị ngừng, phiên bản cũ vẫn tiếp tục lưu hành và được chuyển tiếp từ người này sang người khác.

Còn vài vấn đề khác:

• Nặng trên điện thoại. Catalogue có nhiều ảnh độ phân giải cao có thể nặng hàng chục megabyte. Trên điện thoại, khách phải tải toàn bộ về, rồi phóng to và kéo qua lại những trang được thiết kế cho giấy.
• Khó tìm kiếm. Nếu PDF được làm từ bản scan hoặc chữ đã bị chuyển thành hình ảnh, khách không thể tìm mã sản phẩm trong đó.
• Không có dữ liệu. Bạn không biết sản phẩm nào được xem nhiều nhất, hay trang nào được đọc hết.
• Yếu hơn trên Google. Google có thể lập chỉ mục tệp PDF. Nhưng một tệp chứa hàng trăm sản phẩm khó xuất hiện cho một tìm kiếm về sản phẩm cụ thể, so với một trang dành riêng cho sản phẩm đó.

Ưu điểm của catalogue trên website

• Luôn là phiên bản mới nhất. Sửa thông số một lần trong CMS, mọi người mở đường link đều thấy ngay phiên bản mới. Nhân viên bán hàng chỉ cần gửi link, không phải gửi tệp.
• Tìm thấy được trên Google. Mỗi sản phẩm có trang riêng với tên, mã và thông số, nhờ đó có cơ hội xuất hiện khi ai đó tìm tên hoặc mã sản phẩm cụ thể.
• Dễ xem trên điện thoại. Trang web tự điều chỉnh theo màn hình. Google cũng dùng phiên bản di động của website để lập chỉ mục và xếp hạng, nên giao diện trên điện thoại thật sự quan trọng.
• Tìm kiếm và lọc được theo danh mục, vật liệu hoặc kích thước.
• Có dữ liệu. Với công cụ phân tích như Google Analytics, bạn thấy được sản phẩm nào được mở nhiều nhất và khách truy cập đến từ đâu.
• Dẫn thẳng đến hành động. Mỗi trang sản phẩm có thể có nút yêu cầu báo giá hoặc hỏi qua WhatsApp.

Nhược điểm của catalogue trên website

Catalogue trên website cũng có điểm yếu, và tốt nhất nên biết ngay từ đầu:

• Tốn công ban đầu. Mỗi sản phẩm cần ảnh, mô tả và thông số gọn gàng. Với hàng trăm sản phẩm, đó là công việc của vài tuần.
• Cần người duy trì. Catalogue trên website chỉ có lợi thế nếu nội dung thật sự được cập nhật. Trang hiển thị sản phẩm không còn tồn tại cũng tệ như một tệp PDF cũ.
• Cần kết nối mạng. Khách không mở được ở nơi không có sóng, trừ khi đã lưu trang trước.
• Không tiện in toàn bộ, nếu khách muốn một tài liệu hoàn chỉnh.

Giải pháp dung hòa: website là nguồn gốc, PDF là bản phái sinh

Với phần lớn doanh nghiệp B2B, đây không phải chuyện chọn một bỏ một. Cách thường hiệu quả là: website là nguồn chính luôn chính xác, còn PDF được tạo ra từ đó.

• Mỗi sản phẩm có một trang trên website. Đó là thứ nhân viên bán hàng gửi đi và khách tìm thấy trên Google.
• PDF vẫn được cung cấp trên trang tải tài liệu, ví dụ catalogue đầy đủ theo danh mục và datasheet cho từng sản phẩm, cho khách cần tệp.
• Mỗi PDF ghi ngày hoặc số phiên bản ở trang đầu, và phiên bản cũ được gỡ khỏi website.
• Dùng một địa chỉ tệp cố định, ví dụ một địa chỉ cho "catalogue mới nhất", và thay tệp khi có phiên bản mới. Các link đã chia sẻ vẫn trỏ đến tệp mới nhất.
• Mỗi trang sản phẩm liên kết đến datasheet của nó, và mỗi PDF ghi địa chỉ website để xem thông tin mới nhất.

Nếu website của bạn dùng Google Analytics và bật tính năng đo lường nâng cao, lượt nhấp vào tệp PDF có thể được ghi nhận là lượt tải tệp. Nhờ vậy bạn vẫn biết catalogue nào được tải nhiều nhất.

Bắt đầu thế nào để không bị quá tải

1. Bắt đầu từ sản phẩm bán chạy. Không cần chuyển toàn bộ catalogue một lúc. Hãy bắt đầu với 20 đến 30 sản phẩm được hỏi nhiều nhất.
2. Gom dữ liệu vào một bảng. Mã, tên, danh mục, thông số và tên tệp ảnh. Bảng này giúp nhập liệu vào CMS và làm PDF phiên bản sau dễ hơn.
3. Xác định ai cập nhật và khi nào, ví dụ mỗi khi có sản phẩm mới hoặc thay đổi thông số.
4. Thay đổi thói quen của đội bán hàng. Yêu cầu họ gửi link trang sản phẩm thay vì tệp. Đây là yếu tố quyết định nhiều nhất việc catalogue trên website có thật sự được dùng hay không.
5. Thêm các sản phẩm khác dần dần, đồng thời theo dõi sản phẩm nào được tìm nhiều nhất.

PDF tốt để mang theo. Website tốt để được tìm thấy và luôn chính xác. Hãy dùng cả hai, nhưng xác định rõ đâu là nguồn gốc.

Xem dịch vụ website catalogue sản phẩm của chúng tôi dành cho nhà sản xuất và nhà phân phối. Đọc thêm những tính năng website mà nhà phân phối và đại lý thật sự dùng và mẹo chụp ảnh sản phẩm cho website.