Biểu mẫu yêu cầu báo giá hiệu quả cho website B2B

Với doanh nghiệp B2B, biểu mẫu yêu cầu báo giá là điểm mà người truy cập website trở thành khách hàng tiềm năng. Mọi công sức đầu tư vào website, từ trang sản phẩm đến bài viết, rốt cuộc đều nhằm để đúng người mua liên hệ với bạn.

Tuy nhiên, biểu mẫu quá dài khiến người mua ngại điền, còn biểu mẫu quá ngắn lại buộc đội ngũ kinh doanh phải hỏi lại. Bài viết này bàn về cách thiết kế một biểu mẫu cân bằng và cách xử lý các yêu cầu gửi đến.

Quy trình từ biểu mẫu đến báo giá

Biểu mẫu chỉ là một phần của quy trình. Điều quan trọng không kém là những gì xảy ra sau khi nút gửi được bấm: dữ liệu được lưu ở đâu, ai được thông báo và đội ngũ phản hồi thế nào.

Lý tưởng nhất, mỗi yêu cầu được lưu trong CMS dưới dạng dữ liệu khách hàng tiềm năng, và đội ngũ kinh doanh nhận được thông báo, ví dụ qua email. Nhờ vậy, không yêu cầu nào bị thất lạc trong hộp thư cá nhân của ai đó, và lịch sử vẫn được lưu lại dù có thay đổi nhân sự. Nếu đội ngũ của bạn dùng CRM, các yêu cầu này cũng có thể được gửi thẳng vào CRM.

Các trường nên có

Chỉ hỏi những thông tin thực sự cần để lập báo giá ban đầu. Với phần lớn doanh nghiệp B2B, các trường sau là đủ:

• Họ tên: để đội ngũ biết cần liên hệ với ai.
• Tên công ty: giúp hiểu bối cảnh của người mua.
• Email hoặc số WhatsApp: ít nhất một trong hai, tùy thói quen của người mua.
• Sản phẩm quan tâm: có thể là lựa chọn từ danh sách để dễ điền.
• Số lượng dự kiến: giúp xác định giá và thời gian sản xuất.
• Lời nhắn hoặc yêu cầu đặc biệt: cho thông số kỹ thuật, kích thước hoặc câu hỏi khác.

Nếu biểu mẫu đặt trên trang sản phẩm, trường sản phẩm có thể được điền sẵn theo trang đó. Một chi tiết nhỏ như vậy giúp người mua đỡ mất công. Nếu bạn phục vụ người mua ở nước ngoài, hãy có cả biểu mẫu bằng ngôn ngữ của họ, vì người mua thấy thoải mái hơn khi diễn đạt nhu cầu bằng ngôn ngữ mình thông thạo.

Giữ biểu mẫu ngắn gọn

Mỗi trường thêm vào là thêm một lý do để người mua trì hoãn. Những thông tin như địa chỉ giao hàng, NPWP (mã số thuế của Indonesia) hay lịch giao hàng thường có thể hỏi sau khi đã trao đổi ban đầu.

Một vài nguyên tắc hữu ích:

• Đánh dấu rõ trường nào bắt buộc và trường nào không bắt buộc.
• Dùng lựa chọn hoặc danh sách khi câu trả lời có giới hạn, ví dụ danh mục sản phẩm.
• Tránh hỏi cùng một thông tin hai lần.
• Đảm bảo biểu mẫu dễ điền trên điện thoại, với các ô đủ lớn để chạm.
• Hiển thị thông báo rõ ràng sau khi biểu mẫu được gửi, kể cả bước tiếp theo.

WhatsApp hay biểu mẫu?

Tại Indonesia, nhiều người mua thích liên hệ qua WhatsApp hơn. Nút WhatsApp giúp trò chuyện nhanh, nhưng các yêu cầu đến qua chat thường nằm rải rác trên điện thoại của nhân viên và khó theo dõi.

Biểu mẫu tạo ra dữ liệu có cấu trúc hơn và được lưu trữ gọn gàng. Cách làm thường hiệu quả nhất là cung cấp cả hai: biểu mẫu cho các yêu cầu báo giá đầy đủ hơn, và nút WhatsApp cho những câu hỏi ngắn. Nếu có thể, hãy dùng số WhatsApp của công ty, không phải số cá nhân của nhân viên. Xem thêm cách gắn nút WhatsApp mà không gây phiền cho khách truy cập.

Đọc thêm: website hay mạng xã hội cho doanh nghiệp B2B.

Khâu phản hồi là phần quan trọng nhất

Biểu mẫu tốt đến đâu cũng vô ích nếu các yêu cầu gửi đến không được phản hồi kịp thời. Người mua B2B thường xin báo giá từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc, nên tốc độ và sự rõ ràng trong phản hồi của bạn cũng góp phần quyết định.

• Chỉ định người chịu trách nhiệm kiểm tra yêu cầu mới mỗi ngày.
• Gửi phản hồi ban đầu để xác nhận đã nhận được yêu cầu, ngay cả khi báo giá đầy đủ vẫn đang được chuẩn bị.
• Ghi lại trạng thái của từng yêu cầu, ví dụ mới, đang xử lý hoặc đã gửi báo giá.
• Định kỳ xem xét các yêu cầu đến nhiều nhất từ sản phẩm và trang nào.

Chống spam

Một biểu mẫu công khai trên internet gần như chắc chắn sẽ nhận tin nhắn spam từ các chương trình tự động. Các biện pháp bảo vệ thường dùng gồm có trường ẩn mà chỉ chương trình tự động mới điền (honeypot), giới hạn số lần gửi từ cùng một nguồn, và dịch vụ xác minh phân biệt người thật với bot. Hãy chọn cách không gây khó cho người truy cập thật, vì những câu đố phức tạp cũng có thể khiến người mua bỏ cuộc.

Ghi chú về quyền riêng tư

Hãy đặt một câu ngắn gần nút gửi, giải thích rằng dữ liệu chỉ được dùng để phản hồi yêu cầu. Nếu có trang chính sách quyền riêng tư, hãy dẫn liên kết đến đó. Điều này cho thấy công ty bạn tôn trọng dữ liệu của người mua, đồng thời phù hợp với các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.

Những sai lầm thường gặp

• Biểu mẫu quá dài: người mua bỏ dở giữa chừng.
• Email nhận không bao giờ được kiểm tra: yêu cầu gửi đến một địa chỉ đã không còn dùng.
• Không có xác nhận sau khi gửi: người mua không chắc biểu mẫu đã được gửi đi.
• Chỉ dựa vào số cá nhân của nhân viên: lịch sử trao đổi mất đi khi thay người.
• Biểu mẫu khó tìm: nút yêu cầu báo giá chỉ có ở trang liên hệ.

Câu hỏi thường gặp

Nên đặt biểu mẫu ở đâu?

Đặt ở trang liên hệ và có nút yêu cầu báo giá trên mọi trang sản phẩm. Người mua đang xem một sản phẩm cụ thể không nên phải loay hoay tìm cách liên hệ với bạn.

Có cần hỏi số điện thoại không?

Với nhiều doanh nghiệp B2B tại Indonesia, số WhatsApp giúp việc phản hồi dễ dàng hơn. Tuy vậy, chỉ nên bắt buộc một trong hai, email hoặc số điện thoại, chứ không phải cả hai, để biểu mẫu luôn gọn nhẹ.

Một biểu mẫu tốt giúp người mua dễ dàng đặt câu hỏi, và một quy trình phản hồi tốt đảm bảo câu hỏi đó trở thành một cuộc trao đổi.

Xem thêm những trang cần có trên website nhà máy, hoặc liên hệ với chúng tôi để trao đổi về website của công ty bạn.