ERP, Hệ thống vận hành doanh nghiệp

Khi công ty phát triển, dữ liệu vận hành thường nằm rải rác: bán hàng ghi trong một tệp, tồn kho trong tệp khác, mua hàng qua email và tài chính ở một ứng dụng riêng. Hệ quả là số liệu tồn kho thường không khớp, đơn hàng bị xử lý chậm và báo cáo hằng tháng phải tổng hợp lại thủ công từ nhiều nguồn.

ERP (Enterprise Resource Planning) kết nối các quy trình đó trong một hệ thống. Đơn bán hàng cập nhật ngay vào tồn kho, hàng mua được ghi nhận khi nhận hàng, và các giao dịch được chuyển sang tài chính. Mọi bộ phận làm việc trên cùng một dữ liệu, nhờ vậy ban quản lý nắm rõ tình hình kinh doanh hơn.

Nhiều hệ thống ERP dựng sẵn buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh quy trình theo hệ thống. Chúng tôi làm ngược lại: ERP được thực hiện theo hình thức phát triển theo yêu cầu (Custom development), bám sát quy trình kinh doanh của bạn.

Các phân hệ có thể phát triển

• Bán hàng: báo giá, đơn hàng, giao hàng và hóa đơn khách hàng
• Mua hàng: đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng nhà cung cấp và nhận hàng
• Tồn kho và kho bãi: hàng tồn theo từng địa điểm, luân chuyển hàng hóa và kiểm kê
• Sản xuất: kế hoạch sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu và sản lượng
• Tài chính: công nợ phải thu, công nợ phải trả, tiền mặt và ghi nhận giao dịch
• Báo cáo: bán hàng, tồn kho, mua hàng và tài chính cho ban quản lý
• Phân quyền truy cập: mỗi người dùng chỉ xem và chỉnh sửa dữ liệu phù hợp với vai trò của mình

Kết nối với hệ thống hiện có

Công ty bạn có thể đang dùng phần mềm kế toán, cửa hàng trực tuyến hoặc một số hệ thống nội bộ. ERP không nhất thiết phải thay thế tất cả. Việc tích hợp với các hệ thống hiện có có thể được trao đổi theo nhu cầu, để dữ liệu được chuyển giữa các hệ thống mà không phải nhập lại.

Phù hợp với ai?

• Doanh nghiệp phân phối và thương mại có nhiều giao dịch và mặt hàng
• Doanh nghiệp sản xuất cần kết nối sản xuất với tồn kho và bán hàng
• Công ty có nhiều kho hoặc chi nhánh
• Doanh nghiệp có quy trình đặc thù, không phù hợp với hệ thống dựng sẵn

Bạn cần chuẩn bị gì

• Mô tả quy trình làm việc hiện tại, từ khi nhận đơn hàng đến báo cáo tài chính
• Danh sách bộ phận và người dùng sẽ sử dụng hệ thống
• Mẫu tài liệu và báo cáo đang sử dụng
• Danh sách các hệ thống hoặc ứng dụng khác cần kết nối

Không cần hoàn hảo ngay từ đầu. Chúng tôi sẽ cùng đội ngũ của bạn sắp xếp lại trong giai đoạn phân tích yêu cầu.

Cách chúng tôi làm việc

1. Tư vấn: chúng tôi tìm hiểu doanh nghiệp, thách thức và ưu tiên của bạn.
2. Phân tích yêu cầu: chúng tôi cùng đội ngũ của bạn mô tả quy trình làm việc của từng bộ phận, rồi xác định phạm vi hệ thống.
3. Phát triển theo giai đoạn: hệ thống được xây dựng theo từng phân hệ, bắt đầu từ quy trình có tác động lớn nhất, và được cùng kiểm thử trước khi đưa vào sử dụng.
4. Đào tạo: người dùng ở từng bộ phận được hướng dẫn theo các phân hệ họ sử dụng.
5. Đồng hành: chúng tôi hỗ trợ trong thời gian đầu sử dụng và xử lý các điều chỉnh cần thiết.

Câu hỏi thường gặp

ERP có phải bao gồm tất cả phân hệ ngay từ đầu không?

Không. Bạn có thể bắt đầu từ những phân hệ cấp thiết nhất, chẳng hạn bán hàng và tồn kho, rồi bổ sung mua hàng, sản xuất hoặc tài chính dần dần.

Còn dữ liệu trong hệ thống cũ thì sao?

Việc chuyển dữ liệu từ bảng tính hoặc hệ thống cũ có thể được trao đổi trong giai đoạn phân tích yêu cầu, tùy theo định dạng và tình trạng dữ liệu của bạn.

Bạn muốn trao đổi về nhu cầu ERP của công ty? Liên hệ với chúng tôi qua biểu mẫu liên hệ.