PPDB Online, Hệ thống tuyển sinh trực tuyến cho trường học

Mùa tuyển sinh lúc nào cũng bận rộn. Phụ huynh xếp hàng lấy đơn, hội đồng tuyển sinh kiểm tra từng bản photo giấy tờ, biên lai chuyển khoản được gửi qua tin nhắn, và danh sách hồ sơ phải lập lại trên bảng tính. Giấy tờ bị thất lạc, còn phụ huynh thì liên tục hỏi hồ sơ đã đến bước nào.

PPDB Online của Digimasi đưa toàn bộ quy trình vào một hệ thống. Phụ huynh nộp hồ sơ từ điện thoại, nhà trường kiểm tra và quyết định trên một bảng điều khiển, và mọi bước đều được ghi lại. Tại Indonesia, tuyển sinh vào trường công lập từ năm 2025 được gọi là SPMB (Sistem Penerimaan Murid Baru, hệ thống tuyển sinh học sinh mới). Nhiều trường tư thục vẫn dùng thuật ngữ PPDB cho việc tuyển sinh của mình, và hệ thống này được xây dựng cho kiểu quy trình đó.

Dành cho phụ huynh

• Đăng ký bằng email: tài khoản được xác nhận bằng mã gửi qua email, bằng tiếng Indonesia hoặc tiếng Anh
• Một tài khoản gia đình: tất cả các con trong một tài khoản, giấy tờ gia đình chỉ tải lên một lần và dùng lại cho anh chị em
• Chọn cấp học và đợt tuyển sinh: chỉ hiển thị các đợt đang mở và độ tuổi đủ điều kiện
• Lệ phí hồ sơ: hóa đơn dạng PDF, thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng (chụp biên lai ngay từ điện thoại) hoặc tiền mặt tại trường
• Biểu mẫu trực tuyến: thông tin về con, cha mẹ hoặc người giám hộ, gia đình và sức khỏe, lưu nháp và gửi khi đã sẵn sàng
• Tải hồ sơ lên: học bạ, ảnh, thẻ căn cước trẻ em (KIA), sổ hộ khẩu gia đình (KK), giấy khai sinh và căn cước của cha mẹ, mỗi giấy tờ có trạng thái kiểm tra rõ ràng
• Đặt lịch kiểm tra: chọn khung giờ kiểm tra tại trường và nhận phiếu dự kiểm tra ghi rõ địa điểm và những thứ cần mang theo
• Kết quả và xác nhận nhập học: kết quả và thư thông báo quyết định (PDF) hiển thị vào ngày công bố, kèm danh sách các việc cần làm để xác nhận nhập học
• Luôn biết bước tiếp theo: email ở mỗi giai đoạn và thẻ "bước tiếp theo" trên bảng điều khiển

Dành cho nhà trường

• Cài đặt: năm học, cấp học và lớp, các đợt tuyển sinh với ngày và lệ phí, chỉ tiêu, quy định về độ tuổi, nội dung lời chào và cam kết đồng ý, tài khoản ngân hàng của trường và các thành phần điểm kiểm tra
• Thanh toán: kiểm tra biên lai chuyển khoản, đánh dấu đã thanh toán hoặc yêu cầu gửi lại kèm ghi chú, hoặc ghi nhận thanh toán tiền mặt với số biên nhận
• Kiểm tra hồ sơ: danh sách kiểm tra cho từng giấy tờ, và ghi chú "cần sửa" được gửi thẳng đến phụ huynh
• Ngày kiểm tra trên máy tính bảng: điểm danh và điểm số được ghi nhận ngay tại chỗ; hội đồng đề xuất kết quả và hiệu trưởng phê duyệt
• Thời điểm công bố theo từng cấp học: không ai xem được kết quả trước thời điểm quy định
• Theo dõi hồ sơ: danh sách hồ sơ có bộ lọc, theo dõi xác nhận nhập học và bảng điều khiển thống kê số lượng
• Xuất Excel và CSV: bao gồm bảng dữ liệu học sinh để nhập vào Dapodik, cơ sở dữ liệu trường học quốc gia của Indonesia
• Vai trò và quyền truy cập: quản trị viên, quản trị viên cấp học, hội đồng tuyển sinh và hiệu trưởng, mỗi người chỉ thấy những gì mình cần thấy

Bảo mật dữ liệu

• Thiết kế có tính đến Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Indonesia (UU PDP): chỉ thu thập dữ liệu cần thiết, tệp được lưu trữ riêng tư và dữ liệu của mỗi trường được tách biệt
• Có ghi nhận: mọi thao tác của nhân viên và mọi lần xuất dữ liệu đều được ghi lại
• Đăng nhập an toàn: mật khẩu mạnh, tài khoản bị khóa tạm thời sau nhiều lần nhập sai và phiên đăng nhập an toàn
• Nhanh và nhẹ: chạy trên Cloudflare, truy cập nhanh từ Indonesia và dùng thoải mái trên điện thoại phổ thông

Chưa có trong phiên bản đầu tiên

Để rõ ràng ngay từ đầu, những tính năng sau chưa có trong phiên bản đầu tiên và được lên kế hoạch cho giai đoạn sau:

• Thanh toán qua cổng thanh toán (QRIS hoặc tài khoản ảo). Trong phiên bản đầu tiên, thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
• Tin nhắn WhatsApp. Trong phiên bản đầu tiên, thông báo được gửi qua email.
• Kiểm tra trực tuyến, phí xác nhận nhập học và trả góp, và học bổng
• Kết nối trực tiếp với Dapodik
• Nhiều trường trong một tài khoản của quỹ giáo dục

Phù hợp với ai?

• Trường tư thục từ nhóm trẻ, mẫu giáo đến tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông muốn tuyển sinh có trật tự hơn
• Quỹ giáo dục tuyển sinh theo từng đợt, có chỉ tiêu và kiểm tra đầu vào
• Trường hiện đang dựa vào đơn giấy, tin nhắn và bảng tính
• Hội đồng tuyển sinh muốn có tổng hợp hồ sơ và thanh toán mà không phải lập lại bằng tay

Cách chúng tôi làm việc

1. Tư vấn: chúng tôi lắng nghe cách trường bạn đang tuyển sinh, các cấp học bạn mở và kế hoạch thời gian.
2. Thiết lập: các đợt tuyển sinh, lệ phí, chỉ tiêu, quy định độ tuổi, hồ sơ và các thành phần kiểm tra được thiết lập theo quy định của trường.
3. Chạy thử cùng hội đồng: hội đồng tuyển sinh chạy thử toàn bộ quy trình với dữ liệu mẫu trước khi mở tuyển sinh.
4. Đào tạo: quản trị viên, hội đồng tuyển sinh và hiệu trưởng được đào tạo theo vai trò của mình.
5. Hỗ trợ: chúng tôi hỗ trợ bạn trong suốt mùa tuyển sinh và theo dõi các chỉnh sửa cần thiết.

Giá

Chi phí PPDB Online phụ thuộc vào số cấp học, số hồ sơ và những điều chỉnh mà trường bạn cần. Vì vậy chúng tôi không niêm yết giá cố định. Giá theo yêu cầu: chúng tôi sẽ báo giá sau buổi tư vấn, hãy liên hệ với chúng tôi.

Tình trạng dịch vụ

PPDB Online đã được xây dựng và kiểm thử với dữ liệu mẫu, và hiện đang được chuẩn bị để các trường sử dụng. Khi sẵn sàng, chúng tôi sẽ mở bản demo để bạn tự dùng thử.

Nếu trường bạn quan tâm, hãy đăng ký sớm qua biểu mẫu liên hệ. Hãy cho chúng tôi biết ngắn gọn các cấp học bạn tuyển sinh, số hồ sơ dự kiến và thời điểm tuyển sinh thường bắt đầu. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay khi dịch vụ sẵn sàng.

Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng hệ thống này cho SPMB của trường công lập không?

Hệ thống được xây dựng cho việc tuyển sinh do nhà trường tự tổ chức, chẳng hạn tại các trường tư thục và quỹ giáo dục. SPMB của trường công lập do chính quyền địa phương tổ chức bằng hệ thống riêng của họ.

Quy định tuyển sinh có thể theo quy định của trường chúng tôi không?

Có. Các đợt tuyển sinh, ngày, lệ phí hồ sơ, chỉ tiêu, quy định độ tuổi và các thành phần điểm kiểm tra do chính nhà trường thiết lập trong mục cài đặt.

Phụ huynh có cần cài ứng dụng không?

Không cần. Phụ huynh chỉ cần mở địa chỉ tuyển sinh của trường trên trình duyệt của điện thoại hoặc máy tính.

Dữ liệu học sinh được bảo mật như thế nào?

Tệp được lưu trữ riêng tư, dữ liệu của mỗi trường được tách biệt và mỗi nhân viên chỉ thấy dữ liệu phù hợp với vai trò của mình. Mọi thao tác của nhân viên và mọi lần xuất dữ liệu cũng đều được ghi lại.

Khi nào trường chúng tôi có thể bắt đầu sử dụng?

Chúng tôi vẫn đang chuẩn bị dịch vụ. Hãy đăng ký quan tâm qua biểu mẫu liên hệ, và chúng tôi sẽ thông báo cho bạn ngay khi dịch vụ sẵn sàng.

Quan tâm đến PPDB Online cho trường của bạn? Đăng ký quan tâm qua biểu mẫu liên hệ.