Formulir Permintaan Penawaran yang Efektif untuk Website B2B

Bagi perusahaan B2B, formulir permintaan penawaran adalah titik di mana pengunjung website berubah menjadi calon pelanggan. Semua upaya membuat website, mulai dari halaman produk hingga artikel, pada akhirnya bertujuan agar pembeli yang tepat menghubungi Anda.

Namun, formulir yang terlalu panjang membuat pembeli enggan mengisinya, sedangkan formulir yang terlalu singkat membuat tim penjualan harus bertanya ulang. Artikel ini membahas cara merancang formulir yang seimbang dan cara menindaklanjuti permintaan yang masuk.

Alur dari formulir hingga penawaran

Formulir hanyalah satu bagian dari proses. Yang sama pentingnya adalah apa yang terjadi setelah tombol kirim ditekan: ke mana data tersimpan, siapa yang diberi tahu, dan bagaimana tim menindaklanjutinya.

Idealnya, setiap permintaan tersimpan di CMS sebagai data calon pelanggan, dan tim penjualan menerima pemberitahuan, misalnya melalui email. Dengan begitu, tidak ada permintaan yang hilang di kotak masuk pribadi seseorang, dan riwayatnya tetap tersimpan walaupun ada pergantian staf. Kalau tim Anda memakai CRM, permintaan ini juga bisa dikirim langsung ke CRM.

Kolom yang sebaiknya ada

Tanyakan hanya informasi yang benar-benar dibutuhkan untuk menyusun penawaran awal. Untuk sebagian besar perusahaan B2B, kolom berikut sudah cukup:

• Nama: agar tim tahu siapa yang dihubungi.
• Nama perusahaan: membantu memahami konteks pembeli.
• Email atau nomor WhatsApp: setidaknya salah satu, sesuai kebiasaan pembeli Anda.
• Produk yang diminati: bisa berupa pilihan dari daftar, agar mudah diisi.
• Perkiraan jumlah: membantu menentukan harga dan waktu produksi.
• Pesan atau kebutuhan khusus: untuk spesifikasi, ukuran, atau pertanyaan lain.

Jika formulir diletakkan di halaman produk, kolom produk dapat terisi otomatis sesuai halaman tersebut. Hal kecil seperti ini mengurangi usaha pembeli. Jika Anda melayani pembeli dari luar negeri, sediakan juga formulir dalam bahasa mereka, karena pembeli lebih nyaman menjelaskan kebutuhan dengan bahasa yang mereka kuasai.

Jaga formulir tetap singkat

Setiap kolom tambahan adalah alasan baru bagi pembeli untuk menunda. Informasi seperti alamat pengiriman, NPWP, atau jadwal pengiriman biasanya bisa ditanyakan setelah ada percakapan awal.

Beberapa prinsip yang membantu:

• Tandai dengan jelas kolom mana yang wajib dan mana yang opsional.
• Gunakan pilihan atau daftar jika jawabannya terbatas, misalnya kategori produk.
• Hindari meminta informasi yang sama dua kali.
• Pastikan formulir mudah diisi dari ponsel, dengan kolom yang cukup besar untuk disentuh.
• Tampilkan pesan yang jelas setelah formulir terkirim, termasuk langkah selanjutnya.

WhatsApp atau formulir?

Di Indonesia, banyak pembeli lebih nyaman menghubungi lewat WhatsApp. Tombol WhatsApp memudahkan percakapan cepat, tetapi permintaan yang masuk lewat chat sering tersebar di ponsel staf dan sulit dilacak.

Formulir menghasilkan data yang lebih terstruktur dan tersimpan rapi. Pendekatan yang sering paling efektif adalah menyediakan keduanya: formulir untuk permintaan penawaran yang lebih lengkap, dan tombol WhatsApp untuk pertanyaan singkat. Jika memungkinkan, gunakan nomor WhatsApp perusahaan, bukan nomor pribadi staf. Baca juga cara memasang tombol WhatsApp tanpa mengganggu pengunjung.

Baca juga: website atau media sosial untuk bisnis B2B.

Tindak lanjut adalah bagian terpenting

Formulir terbaik pun tidak berguna jika permintaan yang masuk tidak segera ditanggapi. Pembeli B2B sering meminta penawaran ke beberapa pemasok sekaligus, sehingga kecepatan dan kejelasan tanggapan Anda ikut menentukan.

• Tentukan siapa yang bertanggung jawab memeriksa permintaan baru setiap hari.
• Kirim balasan awal untuk mengonfirmasi bahwa permintaan sudah diterima, walaupun penawaran lengkap masih disiapkan.
• Catat status setiap permintaan, misalnya baru, sedang diproses, atau sudah dikirim penawaran.
• Tinjau secara berkala dari produk dan halaman mana permintaan paling banyak datang.

Perlindungan dari spam

Formulir yang terbuka di internet hampir pasti akan menerima pesan spam dari program otomatis. Perlindungan yang umum digunakan antara lain kolom tersembunyi yang hanya diisi oleh program otomatis (honeypot), pembatasan jumlah kiriman dari sumber yang sama, dan layanan verifikasi yang membedakan manusia dari bot. Pilih cara yang tidak menyulitkan pengunjung asli, karena teka-teki yang rumit juga dapat membuat pembeli menyerah.

Catatan privasi

Cantumkan kalimat singkat di dekat tombol kirim yang menjelaskan bahwa data hanya digunakan untuk menanggapi permintaan. Jika Anda memiliki halaman kebijakan privasi, tautkan ke sana. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda menghargai data pembeli, sekaligus sejalan dengan aturan perlindungan data pribadi yang berlaku.

Kesalahan yang sering terjadi

• Formulir terlalu panjang: pembeli berhenti di tengah jalan.
• Email tujuan tidak pernah diperiksa: permintaan masuk ke alamat yang sudah tidak aktif.
• Tidak ada konfirmasi setelah mengirim: pembeli tidak yakin formulirnya terkirim.
• Hanya mengandalkan nomor pribadi staf: riwayat percakapan hilang saat staf berganti.
• Formulir sulit ditemukan: tombol permintaan penawaran hanya ada di halaman kontak.

Pertanyaan umum

Di mana sebaiknya formulir diletakkan?

Letakkan di halaman kontak dan sediakan tombol permintaan penawaran di setiap halaman produk. Pembeli yang sedang membaca produk tertentu sebaiknya tidak perlu mencari-cari cara untuk menghubungi Anda.

Apakah perlu meminta nomor telepon?

Untuk banyak bisnis B2B di Indonesia, nomor WhatsApp memudahkan tindak lanjut. Namun, sebaiknya jadikan salah satu dari email atau nomor telepon sebagai wajib, bukan keduanya, agar formulir tetap ringan.

Formulir yang baik memudahkan pembeli untuk bertanya, dan proses tindak lanjut yang baik memastikan pertanyaan itu menjadi percakapan.

Lihat juga halaman wajib di website pabrik, atau hubungi kami untuk membahas website perusahaan Anda.