Hợp đồng làm website: những điểm bắt buộc phải có trước khi ký

Dự án website hiếm khi thất bại vì lý do kỹ thuật. Điều thường xảy ra hơn là: chi phí đội lên vì "chúng tôi tưởng tính năng này đã bao gồm", tên miền hóa ra đứng tên nhà cung cấp, hoặc không liên lạc được với bên phát triển khi website gặp sự cố. Hầu hết những chuyện này có thể tránh được bằng một hợp đồng rõ ràng.

Bài viết này nêu những điểm nên có trong hợp đồng làm website trước khi bạn ký. Đây không phải tư vấn pháp lý. Với dự án giá trị lớn, hãy nhờ bộ phận pháp chế hoặc cố vấn pháp lý của công ty đọc cùng.

Phạm vi công việc được ghi rõ

Đây là phần hay gây hiểu lầm nhất. Một bảng báo giá chỉ ghi "website giới thiệu công ty" có thể được hai bên hiểu khác nhau. Hãy yêu cầu ghi chi tiết phạm vi:

• Danh sách trang, hoặc số trang tối đa.
• Các ngôn ngữ được cung cấp, và ai dịch.
• Các tính năng bao gồm, ví dụ biểu mẫu yêu cầu báo giá, catalogue sản phẩm hay blog, cùng giới hạn của chúng, chẳng hạn số sản phẩm do nhà cung cấp nhập.
• Ai chuẩn bị nội dung: chữ, ảnh, logo. Nếu nhà cung cấp viết bài hoặc chụp ảnh, cũng ghi rõ.
• Số vòng chỉnh sửa thiết kế đã tính trong giá.
• Những gì không bao gồm. Danh sách này quan trọng ngang với danh sách những gì được bao gồm.

Hãy ghi cả cách xử lý yêu cầu phát sinh giữa chừng: gửi bằng văn bản, báo giá và thời gian thêm, rồi được duyệt trước khi làm.

Tiến độ, giai đoạn và thanh toán

Chia dự án thành nhiều giai đoạn, ví dụ thiết kế, xây dựng, nhập nội dung và ra mắt. Mỗi giai đoạn có kết quả kiểm tra được và ngày mục tiêu. Gắn thanh toán với giai đoạn đã hoàn thành và được duyệt, không chỉ với ngày tháng.

Đừng quên phía bạn. Tiến độ thường bị lùi vì khách hàng gửi tài liệu hoặc duyệt muộn. Hợp đồng công bằng sẽ ghi điều gì xảy ra khi đó: tiến độ lùi theo, và dự án còn được coi là đang thực hiện trong bao lâu.

Ghi cả thời điểm website được coi là hoàn thành. Ví dụ, sau khi bạn xác nhận nghiệm thu bằng văn bản, hoặc sau một số ngày làm việc kể từ khi bàn giao mà không có phản đối.

Quyền sở hữu: tên miền, thiết kế và mã chương trình

Đây là điểm hay bị quên nhất, dù hậu quả lớn nhất. Theo Luật số 28 năm 2014 về Quyền tác giả của Indonesia, chương trình máy tính là tác phẩm được bảo hộ. Điều 36 của luật này quy định rằng với tác phẩm được tạo ra theo đặt hàng, tác giả và chủ sở hữu quyền tác giả là bên tạo ra tác phẩm, trừ khi có thỏa thuận khác.

Nghĩa là, nếu hợp đồng không nói gì về điều này, bạn chưa chắc nắm quyền đối với thiết kế và mã chương trình của website mà bạn đã trả tiền. Quyền tác giả có thể được chuyển giao bằng thỏa thuận bằng văn bản, vì vậy hãy ghi rõ:

• Ai nắm quyền đối với thiết kế, chữ, ảnh và mã chương trình sau khi thanh toán đủ.
• Phần nào vẫn thuộc về nhà cung cấp, ví dụ các thành phần họ dùng chung cho nhiều dự án, và bạn được cấp phép sử dụng như thế nào.
• Giấy phép của bên thứ ba như theme, plugin trả phí, font chữ và ảnh stock: đứng tên ai, và có hiệu lực đến khi nào.
• Tên miền được đăng ký dưới tên công ty bạn, và bạn có quyền truy cập tài khoản quản lý tên miền.

Bảo hành, bảo trì và bảo mật

Website không phải món hàng làm một lần là xong. Sau khi ra mắt, nó vẫn cần cập nhật, sao lưu và sửa lỗi. Hãy tách hai việc này trong hợp đồng:

• Thời gian bảo hành: nhà cung cấp sửa lỗi trong phần việc của họ miễn phí trong bao lâu, và thế nào được coi là "lỗi".
• Bảo trì sau đó: có hay không, chi phí bao nhiêu, gồm những gì. Ví dụ cập nhật bảo mật, sao lưu và tần suất, giám sát, và bao nhiêu giờ chỉnh sửa nội dung mỗi tháng.

Nếu có cam kết thời gian phản hồi khi website gặp sự cố, hãy yêu cầu ghi bằng con số cụ thể, không phải "sớm nhất có thể".

Dữ liệu cá nhân của khách truy cập

Biểu mẫu trên website thu thập dữ liệu cá nhân: tên, email, số điện thoại. Theo Luật số 27 năm 2022 về Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Indonesia, công ty bạn thường là bên kiểm soát dữ liệu. Nhà cung cấp vận hành website và máy chủ thay mặt bạn có thể là bên xử lý dữ liệu.

Điều 51 của luật này yêu cầu bên xử lý xử lý dữ liệu theo chỉ thị của bên kiểm soát, và phải có sự đồng ý bằng văn bản của bên kiểm soát trước khi để bên xử lý khác tham gia. Điều 46 yêu cầu bên kiểm soát thông báo bằng văn bản chậm nhất trong 3 x 24 giờ nếu việc bảo vệ dữ liệu cá nhân bị thất bại. Vì vậy, hợp đồng nên ghi:

• Nhà cung cấp chỉ dùng dữ liệu để vận hành website của bạn.
• Nhà cung cấp phải báo ngay cho bạn khi có sự cố liên quan đến dữ liệu, để bạn kịp thực hiện nghĩa vụ của mình.
• Nhà cung cấp xin phép bạn bằng văn bản trước khi dùng bất kỳ bên nào khác cùng xử lý dữ liệu.
• Dữ liệu được xử lý thế nào khi hợp tác kết thúc.

Bàn giao, và khi hợp tác kết thúc

Một hợp đồng tốt cũng quy định cách chia tay. Nếu một ngày bạn đổi nhà cung cấp, bạn phải mang được website theo mà không phải làm lại từ đầu. Hãy đảm bảo hợp đồng ghi rõ những gì được bàn giao:

• Tài khoản quản trị CMS đứng tên một người trong công ty bạn, không chỉ tài khoản của nhà cung cấp.
• Quyền truy cập tên miền, hosting và email, hoặc ít nhất là quy trình chuyển giao.
• Bản sao nội dung website (văn bản, hình ảnh, dữ liệu sản phẩm và tin nhắn từ biểu mẫu) ở định dạng bên khác dùng được. Nếu website chạy trên nền tảng riêng của nhà cung cấp, hãy hỏi ngay từ đầu những gì có thể xuất ra, vì bản thân nền tảng thường không được bàn giao.
• Tài liệu ngắn gọn: công nghệ sử dụng, cách sao lưu và cách khôi phục.

Hãy ghi cả thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng bảo trì, và cách giải quyết tranh chấp.

Danh sách kiểm tra trước khi ký

1. Phạm vi công việc, kể cả phần không bao gồm, đã được ghi chưa?
2. Thanh toán có gắn với giai đoạn đã hoàn thành không?
3. Đã rõ khi nào website được coi là hoàn thành chưa?
4. Ai nắm quyền đối với thiết kế và mã chương trình sau khi thanh toán đủ?
5. Tên miền có đứng tên công ty bạn không?
6. Bảo hành và bảo trì gồm những gì, chi phí bao nhiêu?
7. Có điều khoản về dữ liệu cá nhân không?
8. Những gì được bàn giao khi hợp tác kết thúc?

Hợp đồng rõ ràng không phải dấu hiệu thiếu tin tưởng. Ngược lại, nó giúp hai bên tập trung làm việc thay vì tranh cãi.

Đọc thêm cách chọn đơn vị làm website và chọn tên miền .co.id hay .com. Đang so sánh báo giá? Xem các gói dịch vụ của chúng tôi, hoặc liên hệ để hỏi thêm.