CMS là gì và vì sao website doanh nghiệp cần có CMS?

CMS là viết tắt của Content Management System, tức hệ thống quản lý nội dung. Nói đơn giản, CMS là trang quản trị nơi bạn thay đổi nội dung website, như văn bản, hình ảnh, sản phẩm và bài viết, mà không cần động đến mã lập trình.

Với doanh nghiệp, CMS quyết định website sẽ trở thành một công cụ làm việc luôn được cập nhật, hay chỉ là một cuốn brochure số bị bỏ mặc cho lỗi thời. Bài viết này giải thích cách CMS hoạt động, lợi ích của nó và những điều cần lưu ý khi lựa chọn.

CMS hoạt động như thế nào?

Với CMS, nhân viên của bạn đăng nhập vào trang quản trị bằng email và mật khẩu. Tại đó, họ có thể:

Thêm hoặc chỉnh sửa sản phẩm và danh mục sản phẩm
Viết và đăng bài viết
Thay đổi văn bản và hình ảnh trên trang
Đặt tiêu đề và mô tả trang cho Google
Quản lý hình ảnh trong một thư viện media chung

Sau khi lưu thay đổi, website được cập nhật. Không cần liên hệ lập trình viên và chờ họ sắp xếp lịch.

Sơ đồ bốn bước thay đổi nội dung website qua CMS

Ví dụ: thêm một sản phẩm mới

Giả sử công ty bạn ra mắt một sản phẩm mới. Với CMS, quy trình đại khái như sau:

Đăng nhập vào trang quản trị.
Mở mục sản phẩm, rồi chọn thêm sản phẩm.
Điền tên, mô tả, thông số kỹ thuật và danh mục.
Tải ảnh sản phẩm lên thư viện media.
Lưu và đăng. Sản phẩm xuất hiện ngay trong catalogue.

Nếu không có CMS, bạn phải gửi toàn bộ thông tin đó cho lập trình viên, chờ họ thực hiện, rồi kiểm tra lại kết quả. Với một sản phẩm thì có thể chưa thấy nặng nề, nhưng với hàng chục sản phẩm mỗi năm, sự khác biệt là rất lớn.

Vì sao website doanh nghiệp cần CMS?

Nội dung luôn được cập nhật

Sản phẩm mới, thông tin công ty hay dự án gần đây thường xuyên thay đổi. Không có CMS, website dễ bị bỏ mặc cho lỗi thời vì mỗi lần thay đổi đều phiền phức. Một website lỗi thời khiến khách hàng tiềm năng nghi ngờ liệu công ty bạn có còn hoạt động hay không.

Tiết kiệm hơn về lâu dài

Không có CMS, mỗi thay đổi nhỏ đều đồng nghĩa với chi phí và thời gian chờ. Có CMS, đội ngũ của bạn tự làm trong vài phút.

Hỗ trợ SEO

Google ưu tiên những website hoạt động thường xuyên và có nội dung liên quan. Với CMS, bạn có thể đều đặn thêm bài viết và trang sản phẩm, đồng thời đặt tiêu đề và mô tả cho từng trang. Tất cả những điều này giúp website của bạn được tìm thấy trên kết quả tìm kiếm.

Nhiều người cùng quản lý được

Một CMS tốt có phần thiết lập người dùng và quyền truy cập. Ví dụ, bộ phận marketing được viết bài, nhưng chỉ quản trị viên mới được thay đổi cài đặt website. Nhờ vậy, công việc có thể được phân chia mà không lo có thay đổi ngoài ý muốn.

CMS có sẵn hay CMS thiết kế riêng?

Có hai cách tiếp cận phổ biến. CMS có sẵn cung cấp nhiều tính năng cho đủ loại website, nhưng thường khá phức tạp với một đội ngũ chỉ muốn cập nhật sản phẩm và bài viết. Loại CMS này cũng cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo an toàn. Nếu bạn dùng WordPress, hãy làm theo danh sách kiểm tra bảo mật hằng tháng này.

CMS được thiết kế theo hoạt động kinh doanh của bạn thường đơn giản hơn: menu và thuật ngữ theo đúng cách công ty bạn làm việc, ví dụ sản phẩm, ngành hàng hoặc vật liệu. Nhờ đó, nhân viên nắm bắt nhanh hơn và cập nhật nội dung chăm chỉ hơn.

Loại nào tốt hơn tùy vào nhu cầu của bạn. Điều quan trọng nhất là CMS đó thực sự được đội ngũ của bạn sử dụng.

Cần lưu ý những gì?

Dễ sử dụng: CMS phức tạp rốt cuộc sẽ không ai dùng. Hãy yêu cầu xem demo trước khi quyết định.
An toàn: trang quản trị phải được bảo vệ tốt, với mật khẩu mạnh và quyền truy cập được giới hạn.
Vẫn nhanh: CMS không được làm website chậm đi đối với người truy cập.
Phù hợp với doanh nghiệp: catalogue sản phẩm nên dùng đúng thuật ngữ mà doanh nghiệp bạn sử dụng.
Có hướng dẫn sử dụng: đảm bảo đội ngũ của bạn được hướng dẫn ngắn gọn cách dùng.

Mẹo để website được cập nhật đều đặn

Giao cho một người chịu trách nhiệm về nội dung website.
Lập một lịch đơn giản, ví dụ kiểm tra sản phẩm và viết một bài mỗi tháng.
Chuẩn bị ảnh sản phẩm có chất lượng đồng đều.
Rà soát lại các trang chính vài tháng một lần, nhất là thông tin liên hệ và dịch vụ.

Bảo mật tài khoản CMS

Tài khoản CMS là chìa khóa vào website của bạn. Hãy dùng mật khẩu mạnh và riêng cho từng người, đừng dùng chung một tài khoản cho cả đội, và thu hồi quyền truy cập của nhân viên đã nghỉ việc. Những bước đơn giản này ngăn chặn phần lớn các sự cố bảo mật. Hãy bật thêm xác minh hai bước cho tài khoản quản trị.

Những gì không cần thay đổi qua CMS?

CMS được thiết kế cho nội dung: văn bản, hình ảnh, sản phẩm và bài viết. Những thay đổi lớn về giao diện hoặc bổ sung tính năng mới thường vẫn do lập trình viên thực hiện, vì chúng liên quan đến cấu trúc website. Cách phân chia này thực ra có lợi cho bạn: đội ngũ của bạn tự do thay đổi nội dung mà không sợ làm hỏng giao diện, còn những thay đổi lớn vẫn do người có kinh nghiệm xử lý.

Câu hỏi thường gặp

Có cần kỹ năng kỹ thuật để dùng CMS không?

Không. Nếu bạn quen soạn văn bản và tải ảnh lên, bạn có thể dùng CMS. Thường chỉ cần một buổi hướng dẫn ngắn là đủ.

Thay đổi có hiển thị trên website ngay không?

Nhìn chung là có. Một số CMS cần một chút thời gian để cập nhật trang, nhất là với những website được tối ưu để chạy rất nhanh. Hãy hỏi nhà cung cấp của bạn quá trình này mất bao lâu.

Nếu chỉnh sửa nội dung bị sai thì sao?

Lỗi về văn bản hay hình ảnh có thể sửa ngay bằng cách đổi lại. Để an toàn hơn, hãy đảm bảo nhà cung cấp sao lưu (backup) dữ liệu định kỳ.

CMS biến website từ một cuốn brochure tĩnh thành công cụ làm việc được chính đội ngũ của bạn cập nhật liên tục.

Bạn đang so sánh các loại website? Hãy đọc website giới thiệu công ty và website catalogue sản phẩm.