独自ドメインで会社のメールを使う理由と始め方

2社のサプライヤーから見積もりを受け取ったと想像してください。1社はsales@companyname.co.idのようなアドレスから、もう1社はランダムな名前の無料メールアドレスから送られてきました。ほぼ間違いなく、前者のほうが信頼できそうに見えるはずです。独自ドメインのメールは、会社が真剣で信頼できることを示す、最も簡単な方法の一つです。

本記事では、会社のメールに独自ドメインを使うべき理由、利用できるサービスの選択肢、そしてメールを相手の受信トレイに確実に届けるための技術的な設定を解説します。

個人の無料メールアドレスではいけないの？

無料メールは簡単に始められますが、ビジネスで使うにはいくつかの弱点があります。

信頼性が低い：企業の買い手は、送信者が本当にその会社を代表しているのか疑うことがあります。
なりすましが簡単：誰でも、自社の名前に似た無料アドレスをつくれます。
個人所有のアカウント：社員が退職すると、メールへのアクセスや顧客とのやり取りの履歴も一緒に失われることがあります。
統一感がない：社員ごとに異なる形式のアドレスを使うことになります。

独自ドメインなら、すべてのメールアドレスを会社が管理できます。社員が入れ替わっても、やり取りの履歴を失うことなく、アカウントの作成、停止、転送ができます。

まだドメインをお持ちでない方は、.co.idと.com、どちらのドメインが良いかをお読みください。

会社のメールサービスの選択肢

Google Workspace

Googleのメールサービスで、Gmailに似た画面に加え、カレンダー、ファイル保存、共有ドキュメントが使えます。すでにGoogleのサービスに慣れているチームに向いています。

Microsoft 365

Microsoftのメールサービスで、Outlook、Word、Excel、Teamsと連携しています。すでにMicrosoftのアプリケーションを多く使っている会社がよく選びます。

ホスティング会社が提供するメール

多くのホスティングプランにはメールが含まれています。シンプルなニーズには十分な場合もありますが、メールボックスの容量、配信の信頼性、セキュリティ機能を確認しましょう。

メール転送

info@companyname.co.idのようなアドレスを、既存の別の受信トレイに転送する方法です。共通アドレスには便利ですが、そのアドレスから送信もしたい場合は、設定が複雑になり、配信の信頼性も下がることがあるため、あまり理想的ではありません。

すべての会社に合う唯一の選択肢はありません。ユーザー数、チームがすでに使っているアプリケーション、保存容量のニーズ、誰が管理するかを考慮して選びましょう。

SPF・DKIM・DMARCをわかりやすく解説

メールが届くと、受信側のサーバーは、それが本当にあなたの会社から送られたものかを確認します。この確認には、ドメインのDNSにある3つの設定が使われます。

SPF：誰が送信してよいか

SPFは、あなたのドメインの名義でメールを送信することを許可されたサーバーの一覧です。一覧にないサーバーからメールが届いた場合、受信者はそのメールを疑う理由があります。

DKIM：電子署名

DKIMは、送信するすべてのメールに電子署名を付けます。受信者は、そのメールが本当にあなたのドメインから送られたこと、途中で内容が書き換えられていないことを確認できます。

DMARC：確認に失敗したときのルール

DMARCは、SPFやDKIMの確認に失敗したメールをどう扱うか、つまりそのまま受け取るか、迷惑メールに振り分けるか、拒否するかを受信側のサーバーに伝えます。また、あなたのドメインの名義で送られたメールについてのレポートを受け取ることもできます。

現在、多くの大手メールサービスが、特に大量にメールを送る送信者に対して、これらの設定を必須としているか、強く推奨しています。正しく設定されていないと、見積もりのメールが迷惑メールフォルダに入りやすくなり、他者が会社の名前でメールを偽装することも容易になります。

DMARCは通常、監視モードから始めます。正規のメールがすべて確認を通過することを確かめたら、ポリシーを段階的に厳しくしていきます。これらの設定は、詐欺師が自社のドメインをフィッシングメールに悪用することも難しくします。

始め方

会社が自社のドメインを所有し、管理していることを確認します。
チームのニーズに合ったメールサービスを選びます。
アドレスの形式を決めます。たとえば、社員はname@domain、共通アドレスはinfo@やsales@などです。
DNSを設定します。メールを受信するためのMXレコードを設定し、続いてSPF、DKIM、DMARCを設定します。
複数のメールサービス宛てに送信テストを行い、受信トレイに届くことを確認します。
管理者権限は1人だけに任せず、会社として管理します。

よくある失敗

ドメインが社員や業者の名義で登録されている：会社がメールとWebサイトの管理権を失うおそれがあります。
ドメインの更新を忘れる：メールとWebサイトが同時に止まります。
SPFレコードの重複や入力ミス：確認に失敗し、メールが迷惑メールに振り分けられます。
一つのアカウントとパスワードを共有する：誰が何をしたか追いにくく、セキュリティ上のリスクになります。
2段階認証を有効にしていない：アカウントが不正に侵入されやすくなります。設定方法もご覧ください。

よくある質問

会社のメールは、Webサイトと同じドメインを使う必要がありますか？

理想的には、はい。Webサイトとメールで同じドメインを使えば、買い手が会社を認識しやすくなり、信頼も高まります。WebサイトとメールはDNSで別々に設定するため、異なる事業者を使うこともできます。

古いメールを新しいサービスに移せますか？

通常は移せます。ほとんどのサービスには、古いメールを移行する方法が用意されています。移行中にメールを失わないよう、MXレコードを切り替えるタイミングも含めて、慎重に計画しましょう。

独自ドメインのメールは、会社のデジタルの名刺です。シンプルですが、本気で事業に取り組んでいることがすぐに伝わります。

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