Email Perusahaan dengan Domain Sendiri: Mengapa dan Bagaimana

Bayangkan Anda menerima penawaran dari dua pemasok. Yang satu dikirim dari alamat seperti penjualan@namaperusahaan.co.id, yang lain dari alamat email gratis dengan nama acak. Hampir pasti yang pertama terlihat lebih meyakinkan. Email dengan domain sendiri adalah salah satu cara paling sederhana untuk menunjukkan bahwa perusahaan Anda serius dan dapat dipercaya.

Artikel ini membahas mengapa email perusahaan sebaiknya menggunakan domain sendiri, pilihan layanannya, dan pengaturan teknis yang membantu email Anda sampai ke kotak masuk penerima.

Mengapa tidak memakai email gratis pribadi?

Email gratis memang mudah dibuat, tetapi memiliki beberapa kelemahan untuk keperluan bisnis:

Kurang meyakinkan: pembeli korporat bisa ragu apakah pengirimnya benar-benar mewakili perusahaan.
Mudah ditiru: siapa pun dapat membuat alamat gratis dengan nama yang mirip dengan perusahaan Anda.
Akun milik pribadi: saat staf keluar, akses ke email dan riwayat korespondensi dengan pelanggan bisa ikut hilang.
Tidak seragam: setiap staf memakai alamat dengan format yang berbeda-beda.

Dengan domain sendiri, perusahaan memegang kendali atas semua alamat email. Akun dapat dibuat, dinonaktifkan, atau dialihkan ketika ada pergantian staf, tanpa kehilangan riwayat komunikasi.

Belum memiliki domain? Baca domain .co.id atau .com, mana yang lebih baik.

Pilihan layanan email perusahaan

Google Workspace

Layanan email dari Google dengan tampilan yang mirip Gmail, dilengkapi kalender, penyimpanan file, dan dokumen bersama. Cocok bagi tim yang sudah terbiasa dengan layanan Google.

Microsoft 365

Layanan email dari Microsoft yang terintegrasi dengan Outlook, Word, Excel, dan Teams. Sering dipilih oleh perusahaan yang sudah banyak menggunakan aplikasi Microsoft.

Email dari penyedia hosting

Banyak paket hosting menyertakan fasilitas email. Pilihan ini bisa memadai untuk kebutuhan sederhana, tetapi perhatikan kapasitas kotak masuk, keandalan pengiriman, dan fitur keamanannya.

Penerusan email (forwarding)

Alamat seperti info@namaperusahaan.co.id diteruskan ke kotak masuk lain yang sudah ada. Cara ini praktis untuk alamat umum, tetapi kurang ideal jika Anda juga perlu mengirim email dari alamat tersebut, karena pengaturannya lebih rumit dan pengiriman bisa kurang andal.

Tidak ada satu pilihan yang paling tepat untuk semua perusahaan. Pertimbangkan jumlah pengguna, aplikasi yang sudah dipakai tim, kebutuhan penyimpanan, dan siapa yang akan mengelolanya.

SPF, DKIM, dan DMARC dijelaskan secara sederhana

Saat email Anda tiba, server penerima akan memeriksa apakah email itu benar-benar berasal dari perusahaan Anda. Pemeriksaan ini mengandalkan tiga pengaturan di DNS domain Anda.

Diagram tiga pemeriksaan email SPF, DKIM, dan DMARC sebelum email masuk kotak masuk

SPF: siapa yang boleh mengirim

SPF adalah daftar server yang diizinkan mengirim email atas nama domain Anda. Jika email datang dari server yang tidak ada dalam daftar, penerima patut curiga.

DKIM: tanda tangan digital

DKIM menambahkan tanda tangan digital pada setiap email yang dikirim. Penerima dapat memeriksa bahwa email benar-benar dikirim dari domain Anda dan isinya tidak diubah di tengah jalan.

DMARC: aturan jika pemeriksaan gagal

DMARC memberi tahu server penerima apa yang harus dilakukan jika email gagal dalam pemeriksaan SPF atau DKIM: tetap diterima, dimasukkan ke spam, atau ditolak. DMARC juga dapat mengirimkan laporan kepada Anda tentang email yang mengatasnamakan domain Anda.

Banyak penyedia email besar kini mewajibkan atau sangat menganjurkan pengaturan ini, terutama untuk pengirim yang mengirim banyak email. Tanpa pengaturan yang benar, email penawaran Anda lebih mungkin masuk ke folder spam, dan pihak lain lebih mudah memalsukan email atas nama perusahaan Anda.

Umumnya, DMARC dimulai dengan mode pemantauan terlebih dahulu. Setelah dipastikan semua email resmi lolos pemeriksaan, aturannya dapat diperketat secara bertahap. Pengaturan ini juga mempersulit penipu memakai domain Anda untuk email phishing.

Langkah memulai

Pastikan perusahaan memiliki dan mengendalikan domainnya sendiri.
Pilih layanan email yang sesuai dengan kebutuhan tim.
Tentukan format alamat, misalnya nama@domain untuk staf dan alamat umum seperti info@ atau penjualan@.
Atur DNS: catatan MX untuk menerima email, lalu SPF, DKIM, dan DMARC.
Uji pengiriman ke beberapa layanan email untuk memastikan email sampai ke kotak masuk.
Simpan akses admin di tangan perusahaan, bukan hanya di satu orang.

Kesalahan yang sering terjadi

Domain didaftarkan atas nama pribadi staf atau vendor: perusahaan bisa kehilangan kendali atas email dan website.
Lupa memperpanjang domain: email dan website berhenti bekerja sekaligus.
SPF ganda atau salah tulis: pemeriksaan gagal dan email masuk spam.
Memakai satu akun bersama dengan kata sandi yang dibagikan: sulit dilacak dan berisiko keamanan.
Tidak mengaktifkan verifikasi dua langkah: akun lebih mudah dibobol. Lihat cara mengaktifkannya.

Pertanyaan umum

Apakah email perusahaan harus memakai domain yang sama dengan website?

Sebaiknya ya. Domain yang sama untuk website dan email memudahkan pembeli mengenali perusahaan Anda dan memperkuat kepercayaan. Website dan email dapat menggunakan penyedia yang berbeda, karena pengaturannya terpisah di DNS.

Apakah email lama bisa dipindahkan ke layanan baru?

Umumnya bisa. Sebagian besar layanan menyediakan cara untuk memindahkan email lama. Rencanakan perpindahan dengan baik, termasuk waktu perubahan catatan MX, agar tidak ada email yang hilang selama proses berlangsung.

Email dengan domain sendiri adalah kartu nama digital perusahaan Anda: sederhana, tetapi langsung menunjukkan keseriusan.